19 . marzo . 2020

Garantice la continuidad de su negocio

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Muchas organizaciones del mundo tras la experiencia vivida con crisis económicas, políticas, pandemias y otras situaciones difíciles, empezaron a planificar y establecer las medidas que les permitieran continuar operando, mientras protegían a sus empleados y sus clientes. Esto quedó plasmado en el plan de continuidad de negocios, el que ahora esta ayudando a varias empresas a enfrentar la crisis del Covid-19 de una manera acertada.

Sin embargo, en la actualidad aun hay muchas compañías que no cuentan con un plan de continuidad en casos de crisis. En este articulo mencionamos cuáles son los pasos indispensables para mantener un negocio funcionando durante una crisis:

1) Conformar un equipo de planificación de la organización para seleccionar los líderes como presidente, el CEO o el propietario y los encargados de las áreas de ventas, servicio al cliente, producción, cadena de suministro, finanzas, recursos humanos, tecnologías de la información, entre otros. Todos deben capacitarse en el tema de los protocolos del manejo de crisis, establecidos con anticipación, para compartir la misma información y apoyar a la organización durante la crisis.   

2) Identificar los escenarios de riesgo y sus impactos. Es importante que responda a interrogantes como ¿qué pasa si los clientes dejan de venir? ¿qué sucede si sus proveedores no pueden entregar la materia prima? ¿Qué puede ocurrir si el problema continúa durante semanas o meses? ¿Cuánto le costará esto a su negocio? De esta manera podrá establecer un análisis de impacto empresarial (BIA), que le ayudará a identificar, cuantificar y priorizar los escenarios de amenaza o de riesgo que pueden llegar a detener las operaciones comerciales. Así mismo podrá enfocare en la recuperación rápida y en la manera de atender esos costos fijos como salarios, servicios públicos y pagos de préstamos, mientras se logra la recuperación total.

3) Establecer el personal que es imprescindible para garantizar su disponibilidad. Por ejemplo, en las áreas de producción, distribución, logística y departamento de informática, este último indispensable para garantizar un buen ambiente digital para los trabajadores desde casa. Recuerde hacer un seguimiento detallado y a diario del personal interno y externo.

4) Documentar las acciones alternativas para limitar el impacto y pasos de acción a seguir. Recuerde que es importante que al mismo tiempo que establece los escenarios, se debe elaborar un documento de acción que de manera clara y sencilla establezca las decisiones y alternativas que se deben ejecutar en la crisis.

Este documento debe estar actualizado para poder responder a la situación que se afronta. Algunos elementos que debe contemplar el plan son:

  • Metas, objetivos y suposiciones.
  • Roles y responsabilidades de los trabajadores
  • Funciones comerciales críticas (estado de cada escenario e impactos).
  • Disponibilidad del proveedor
  • Responsable de declarar la emergencia y dar respuesta sobre la misma.
  • Comunicaciones (empleados, clientes, proveedores, comunidad o reguladores).
  • Entrenamiento y práctica.
  • Contactos importantes de la organización (internos y externos).
  • Procedimientos de emergencia en el sitio.

5) Implementar, comunicar y entrenar tanto a los empleados como a los proveedores y clientes que esta en capacidad de manejar la situación de emergencia para generar confianza y apoyo. Todo el personal debe estar bien capacitado para que puedan detectar los problemas e implementar soluciones. Es indispensable crear un manual donde se oriente la manera de proceder ante una crisis.

6) Ejecutar pruebas durante las situaciones criticas puede garantizar el éxito de su plan de acción. Esto ayuda al equipo de trabajo y responsables de liderar la empresa a mantener la calma y la cabeza fría para tomar decisiones, así como implementar los modelos desarrollados para maniobrar mientras pasa la crisis.

Las crisis bien gestionadas permiten que las organizaciones se fortalezcan a través del conocimiento de sus puntos fuertes y debilidades. Cada compañía es única, así como sus respectivos planes para asegurar su continuidad, lo importantes es planear con anticipación esos protocolos de respuesta e irlos mejorando.